Voor horecaondernemers is kiezen voor het juiste kassasysteem een belangrijk besluit. Het beïnvloedt niet alleen de dagelijkse werkprocessen in je zaak, maar ook je boekhouding, klantgegevens en uiteindelijk je winstgevendheid. Maar wat zijn de verschillende soorten kassasystemen die voor horeca beschikbaar zijn? En welk systeem past het beste bij jouw zaak?
Wat is een kassasysteem voor de horeca?
Een kassasysteem is in wezen software en hardware waarmee je betalingen verwerkt en omzet registreert. In de horeca gaat het meestal verder dan alleen betalingen. Het systeem helpt ook bij voorraadbeheer, personeel en tafelbeheer. Een goed kassasysteem maakt het werk achter de bar, in de keuken en bij de balie veel efficiënter.
Klassieke kassaregisters
Het klassieke kasregister is nog steeds te vinden in veel etablissementen. Dit is een fysieke kassa met toetsen waar je bedragen intoetst en betalingen registreert. De voordelen? Ze zijn betrekkelijk goedkoop in aanschaf en eenvoudig in gebruik. Een bediende hoeft niet veel training nodig te hebben. Nadelen zijn dat het systeem niet veel gegevens verzamelt en integratie met andere bedrijfsprocessen lastig is.
All-in-one cloudgebaseerde kassasystemen
Dit zijn moderne kassasystemen die volledig in de cloud werken. Je hebt een tablet of computer, betaalterminal en software nodig. Het voordeel is dat al je gegevens centraal opgeslagen zijn. Je ziet overal in je zaak dezelfde informatie. De software integreert meestal automatisch voorraadbeheer, personeelsgegevens en klantgegevens. Bovendien zijn updates automatisch, dus je hebt altijd de nieuwste versie. Dit type systeem is flexibel en schaalbaar, dus perfect voor groeiende zaken.
Mobile Payment Terminals
Draagbare betaalterminals worden steeds populairder. Dit zijn kleine apparaten die je meeneemt naar de tafel. Je klant kan rechtstreeks aan tafel betalen. Dit is vooral handig in restaurants en cafés. Het scheelt tijd omdat je niet heen en weer hoeft naar een centrale kassa. Ook in een drukke periode kun je snel afrekenen. Mobile terminals werken meestal in combinatie met een cloudgebaseerd kassasysteem.
POS-systemen (Point of Sale)
POS-systemen zijn professionele systemen speciaal ontworpen voor horeca. Ze combineren kassamodules met voorraadbeheer, tafelbeheer en personeelssystemen. Voor grotere zaken met meerdere personeelsleden is dit ideaal. Het systeem geeft de keuken automatisch bestellingen door, wat wachttijden verkort. Je ziet real-time wat er besteld is en hoe de status van elk gerecht is. Dit verhoogt de efficiëntie aanzienlijk.
Self-Checkout Systemen
Self-checkout is populair in snackbars en fastfood. Klanten scannen hun eigen aankopen en betalen zelf. Dit vermindert de werkbelasting voor het personeel. Ook voor cafés met veel reguliere klanten kan dit werken: zij betalen hun drankje zelf aan het zelf betaling kiosk. Nadeel is dat je investering hoger is en het risico op diefstal kan toenemen.
Hybride systemen
Veel moderne horecazaken combineren verschillende systemen. Bijvoorbeeld: cloudgebaseerde kassa voor bestellingen, mobile terminals voor tafel betaling en een traditioneel register als backup. Dit geeft flexibiliteit en zekerheid. Als één systeem uitvalt, kun je nog verder.
Factoren bij het kiezen van een kassasysteem
Wat is het type zaak dat je runt? Een klein café heeft ander behoeften dan een groot restaurant met meerdere ruimtes. Hoe veel personeel heb je? Meer personeel vraagt om meer controle en integratieve systemen. Wat is je budget? Grotere investeringen leveren meer features op. Wil je integratie met andere systemen? Denk aan boekhouding, voorraadbeheer, online reserveringen. Hoe belangrijk is mobiliteit? Wil je betalingsterminals overal in je zaak kunnen gebruiken?
Voordelen van moderne kassasystemen
Moderne systemen bieden veel voordelen. Je krijgt real-time inzicht in je omzet en voorraden. Dit helpt bij betere beslissingen. Automatische integratie met boekhouding scheelt veel administratief werk. Je kunt gemakkelijk meerdere vestigingen beheren. Klantdata verzamelen helpt je om meer gerichte marketing te doen. Veiligheid is beter: alles is geëncodeerd en beveiligd. Lastly, veel systemen zijn mobiel, dus je hebt flexibiliteit.
Welk systeem past bij jouw zaak?
Dit hangt echt af van je specifieke situatie. Voor een klein café kan een eenvoudige cloud kassa volstaan. Voor een groter restaurant met tafels recommandeer ik een volledig POS-systeem. Horecaondernemers die willen groeien doen er goed aan voor een schaalbaar systeem te kiezen dat meegroeit met hun bedrijf. Kassasysteem voor horeca oplossingen van Ridder & Den Hertog zijn speciaal ontworpen voor horecabedrijven. Met jaren ervaring in de branche begrijpen zij precies wat je nodig hebt. Wil jij meer weten welk systeem het beste bij jouw zaak past? Neem contact op voor een adviesgesprek.
